Privacy policy SynProfs B.V.

Laatst bijgewerkt: 14 november 2025

1. Inleiding

1.1. Wie wij zijn

SynProfs B.V. (“SynProfs”, “wij”, “ons”) is een partner voor interim IT-opdrachten, gespecialiseerd in het realiseren van de match tussen opdrachtgevers en IT-professionals. Uw privacy is voor ons van fundamenteel belang.

Deze privacyverklaring legt uit hoe SynProfs B.V., als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), omgaat met de persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken.

1.2. Onze belofte (transparantie)

Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en handelen in lijn met onze kernwaarden: persoonlijk, transparant en eerlijk.

Het doel van dit document is om te voldoen aan onze informatieplicht onder de AVG (specifiek Artikel 13 en 14). Wij leggen hierin op een duidelijke en begrijpelijke wijze uit welke gegevens wij verzamelen, voor welke doeleinden wij dit doen, op welke juridische basis wij ons baseren, hoe wij uw gegevens beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens.

1.3. Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke

Voor alle vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot uw privacy en de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met SynProfs B.V.

  • Volledige Juridische Naam: SynProfs B.V.
  • Vestigingsadres (Hoofdkantoor): Europalaan 500, 3526 KS Utrecht
  • KvK-nummer: 57868085
  • Website: www.synprofs.nl
  • Contactpunt voor Privacy: info@synprofs.nl

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verwerken verschillende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van uw relatie met ons.

2.1. Voor (Potentiële) IT professionals, ZZP’ers en leveranciers

Dit betreft de kern dienstverlening van Synprofs: het matchen van professionals met opdrachten.

  • Contact- en Identificatiegegevens: Inclusief uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
  • Professionele Gegevens (CV-gegevens): Alle informatie die u vrijwillig verstrekt in uw Curriculum Vitae, motivatiebrieven, via onze website of tijdens intakegesprekken. Dit omvat, maar is niet beperkt tot:
    • Opleidingsgeschiedenis, diploma’s en certificeringen.
    • Werkervaring, vaardigheden, expertisegebieden en referenties.
    • Gegevens over uw beschikbaarheid en tariefindicaties.
  • Screeningsgegevens: Gezien onze focus op opdrachten binnen de (Rijks)overheid (zoals de Belastingdienst, Douane, IND en Defensie) , kan het voor specifieke functies noodzakelijk zijn om gegevens ten behoeve van een pre-employment screening te verwerken. Dit kan bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) betreffen. Wij verwerken dergelijke gegevens alleen wanneer dit strikt noodzakelijk en wettelijk vereist of toegestaan is voor de betreffende opdracht.

2.2. Voor (contactpersonen van) opdrachtgevers

Dit betreft de gegevens die nodig zijn om onze zakelijke relatie met de organisaties waar wij professionals plaatsen, te beheren.

  • Zakelijke Contactgegevens: Naam, functie, zakelijk e-mailadres en zakelijk telefoonnummer van contactpersonen bij onze opdrachtgevers (zoals het Ministerie van Defensie).
  • Contractuele Gegevens: Informatie die nodig is voor het opstellen van (raam)overeenkomsten, het beheren van opdrachten en facturatie.

2.3. Voor websitebezoekers en commerciële relaties

Dit betreft gegevens die wij verzamelen wanneer u onze website (www.synprofs.nl) bezoekt of anderszins contact met ons opneemt.

  • Vrijwillig Verstrekte Gegevens: Gegevens die u invult in contactformulieren op onze website (zoals het ‘Let’s talk!’ formulier), waaronder uw naam, e-mailadres en de inhoud van uw bericht.
  • Automatisch Verzamelde Gegevens (Elektronische Gegevens): Gegevens die worden verzameld bij het bezoeken van onze website, zoals:
    • IP-adres (mogelijk gepseudonimiseerd).
    • Gegevens over uw apparaat en browsertype.
    • Uw surfgedrag op onze website (bezochte pagina’s, kliks).
    • Cookie-identificatoren (ID’s).

3. Doeleinden en rechtsgronden voor verwerking

De AVG vereist dat elke verwerking van persoonsgegevens gebaseerd is op een geldige ‘rechtsgrondslag’. Wij verwerken uw gegevens uitsluitend voor de hieronder omschreven doeleinden en baseren ons op de daarbij genoemde rechtsgrond.

Het transparant koppelen van doeleinden aan rechtsgronden is een kernonderdeel van onze verantwoordingsplicht onder de AVG.

Tabel 3.1: Overzicht van Verwerkingsdoeleinden en Rechtsgronden

Doel van de Verwerking Categorieën Persoonsgegevens (Voorbeelden) Rechtsgrondslag (volgens Art. 6 AVG)
1. Bemiddeling & Dienstverlening: Het beoordelen van geschiktheid, matchen van professionals met opdrachten, en voorstellen bij opdrachtgevers. Contactgegevens, CV-gegevens, professionele geschiedenis, correspondentie. Uitvoering van een overeenkomst (of het nemen van precontractuele maatregelen op uw verzoek).
2. Contract- & Financieel Beheer: Opstellen van (raam)overeenkomsten, facturatie, betalingen, en debiteurenbeheer. NAW-gegevens, KvK/BTW-nummer, bankgegevens, functiegegevens. Uitvoering van een overeenkomst ÉN Wettelijke verplichting (bv. fiscale bewaarplicht).
3. Communicatie & Relatiebeheer: Beantwoorden van vragen (via contactformulieren), onderhouden van contact met ons professionele netwerk. Naam, e-mailadres, telefoon, inhoud van het bericht. Gerechtvaardigd belang (om effectief zakelijk te communiceren en ons professionele netwerk te onderhouden).
4. Screening & Compliance (Overheid): Voldoen aan specifieke vereisten van opdrachtgevers, met name voor opdrachten bij de overheid. Identificatiegegevens, VOG-data (indien van toepassing), screeningsinformatie. Wettelijke verplichting (indien van toepassing) ÓF Gerechtvaardigd belang (van ons en onze opdrachtgever om de integriteit en veiligheid van opdrachten te waarborgen).
5. Direct Marketing (E-mail): Versturen van nieuwsbrieven, updates over nieuwe opdrachten of relevant branchenieuws. E-mailadres, Naam. Toestemming (voor niet-klanten, via actieve opt-in) ÓF Gerechtvaardigd belang (voor bestaande relaties/professionals, met duidelijke opt-out).
6. Website Analyse & Verbetering: Analyseren hoe bezoekers de website gebruiken om de functionaliteit en gebruikerservaring te optimaliseren. Gepseudonimiseerde IP-adressen, klikgedrag (via analytische cookies). Gerechtvaardigd belang (mits de privacy-impact beperkt is) ÓF Toestemming (indien meer data wordt verzameld).
7. Marketing, Profilering & Gerichte Advertenties: Tonen van gepersonaliseerde advertenties op websites van derden en het meten van campagne-effectiviteit. Cookie-ID’s, (volledig) IP-adres, surfgedrag, apparaatkenmerken (via tracking cookies). Toestemming.16 Voor deze activiteit is uw expliciete toestemming de enige geldige rechtsgrondslag.

4. Het delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden indien dit noodzakelijk is voor de in deze verklaring genoemde doeleinden, en uitsluitend op basis van een geldige rechtsgrondslag. Het is essentieel om hierbij onderscheid te maken tussen ‘Verwerkers’ (die namens ons handelen) en ‘Andere Verwerkingsverantwoordelijken’ (die gegevens voor hun eigen doeleinden ontvangen).

4.1. Delen met verwerkers (onze dienstverleners)

Voor onze bedrijfsvoering schakelen wij externe dienstverleners (zogenaamde ‘verwerkers’) in. Deze partijen verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht en voor onze doeleinden. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van:

  • Leveranciers van onze CRM- en ATS-systemen (Applicant Tracking System).
  • IT- en hostingleveranciers.
  • Dienstverleners voor backoffice-administratie en financiële software.

Wij sluiten met al deze verwerkers een juridisch sluitende ‘verwerkersovereenkomst’ (conform Art. 28 AVG). Hierin leggen wij contractueel vast dat zij minimaal hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid moeten garanderen als wij.

4.2. Delen met opdrachtgevers

De kern van onze dienstverlening is het matchen van professionals met opdrachtgevers.Om dit te doen, is het noodzakelijk om uw professionele gegevens (zoals uw CV en profiel) te delen met (potentiële) opdrachtgevers.

Dit delen gebeurt altijd zorgvuldig en transparant. Wij delen uw profiel en contactgegevens alleen met een opdrachtgever na uw medeweten en ten behoeve van een specifieke opdracht of aanbesteding. Zodra een opdrachtgever uw gegevens ontvangt voor de beoordeling van uw geschiktheid, wordt deze opdrachtgever (mede)verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens en is diens eigen privacybeleid van toepassing.

4.3. Delen met marketing- en advertentiepartners

Deze sectie beschrijft hoe wij omgaan met gegevens voor marketing- en advertentiedoeleinden.

Indien u hiervoor, via onze cookiebanner, expliciete en granulaire toestemming heeft gegeven , kunnen wij bepaalde elektronische gegevens (zoals cookie-identificatoren, gepseudonimiseerde IP-adressen en gegevens over uw surfgedrag op onze website) delen met externe marketing- en advertentiepartners.

Deze partners kunnen deze gegevens gebruiken voor hun eigen doeleinden, waaronder:

  • (a) Het analyseren van websiteverkeer en het opbouwen van een profiel van uw vermoedelijke interesses (profilering)
  • (b) Het tonen van voor u relevante, gepersonaliseerde advertenties op websites en platforms van derden ;
  • (c) Het meten van de effectiviteit van deze advertentiecampagnes.

SynProfs heeft geen volledige controle over de verdere verwerkingen door deze partijen zodra de gegevens zijn gedeeld op basis van uw toestemming. Hun verwerking is onderworpen aan hun eigen privacyverklaringen. U heeft te allen tijde het recht om uw toestemming hiervoor weer in te trekken via onze cookie-instellingen.

4.4. Delen op basis van wettelijke verplichtingen

In bepaalde gevallen kunnen wij wettelijk verplicht zijn uw gegevens te delen met overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst, de politie of andere justitiële autoriteiten in het kader van een vordering.

5. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij uw bezoek aan onze website op uw apparaat wordt geplaatst. Deze technologieën zijn essentieel voor de werking van de site en voor de marketingactiviteiten zoals beschreven in sectie.

Wij onderscheiden de volgende soorten cookies.

  • Functionele (Noodzakelijke) Cookies: Deze zijn vereist voor de basiswerking van de site (bv. het onthouden van een login). Hiervoor is geen toestemming nodig.
  • Analytische Cookies: Deze helpen ons te begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken (statistieken), zodat wij deze kunnen verbeteren. Afhankelijk van de impact op uw privacy (bv. of gegevens anoniem zijn) , gebruiken wij hiervoor uw toestemming of ons gerechtvaardigd belang.
  • Marketing- & Trackingcookies: Deze cookies volgen uw surfgedrag over verschillende websites heen om profielen op te bouwen en gepersonaliseerde advertenties te tonen.

Voor het plaatsen van Marketing- & Trackingcookies (en potentieel Analytische cookies) vragen wij altijd uw voorafgaande, actieve en ondubbelzinnige toestemming. Wij maken geen gebruik van vooraf aangevinkte vakjes.

U kunt uw toestemming te allen tijde beheren (geven, weigeren of intrekken) via onze cookie-instellingen. Het weigeren van toestemming is net zo eenvoudig als het geven ervan. Een gedetailleerd overzicht van alle actieve cookies en partners vindt u in onze cookieverklaring.

6. Doorgifte van gegevens buiten de Europese economische ruimte (EER)

Het delen van gegevens met marketing- en advertentiepartners (zoals beschreven in 4.3) kan betekenen dat gegevens worden doorgegeven aan landen buiten de EER (Europese Economische Ruimte), zoals de Verenigde Staten.

  • Principe: Wij streven ernaar uw persoonsgegevens uitsluitend te verwerken binnen de EER.
  • Uitzondering (Marketingpartners & Cloud Diensten): Het kan echter voorkomen dat bepaalde dienstverleners, met name de marketing- en advertentiepartners (zie sectie 4.3) of leveranciers van (cloud)software, gevestigd zijn in ‘derde landen’.
  • Waarborgen: Wij geven gegevens alleen door aan derde landen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau of indien er specifieke, door de Europese Commissie goedgekeurde, waarborgen zijn getroffen. Dit omvat:
    • Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (bv. het EU-U.S. Data Privacy Framework) ; of
    • Het gebruik van Standard Contractual Clauses (SCC’s) (modelcontracten).

In onze cookieverklaring kunt u, waar relevant, meer informatie vinden over de specifieke waarborgen per partner.

7. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen de beveiliging van uw persoonsgegevens uiterst serieus en hebben, conform Artikel 32 van de AVG, “passende technische en organisatorische maatregelen” geïmplementeerd om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking.

Hoewel wij uit veiligheidsoverwegingen geen uitputtende lijst van maatregelen publiceren 21, omvat ons beveiligingsbeleid onder meer:

  • Organisatorische Maatregelen:
    • Strikte toegangscontrole op basis van het ‘need-to-know’ principe, zodat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot gegevens waarvoor zij bevoegd zijn.
    • Contractuele geheimhoudingsverklaringen voor al onze medewerkers en ingehuurde derden.
    • Regelmatige training van medewerkers op het gebied van privacy en informatiebeveiliging.
  • Technische Maatregelen:
    • Beveiligde (HTTPS/SSL) verbindingen voor onze website en dataoverdracht.
    • Encryptie (versleuteling) van persoonsgegevens op onze systemen waar mogelijk.
    • Gebruik van firewalls, netwerkbeveiliging en procedures voor het veilig maken en opslaan van back-ups.
    • Beveiligde inlogprocedures met adequate authenticatie.

8. Bewaartermijnen (opslagbeperking)

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld (het principe van ‘opslagbeperking’). De AVG schrijft geen concrete termijnen voor; organisaties moeten deze zelf bepalen en motiveren.

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

  • Fiscale Administratie (Facturen, etc.): 7 jaar. Dit is een wettelijke verplichting.
  • Gegevens van Professionals (CV’s, etc.): 2 jaar na het laatste contact of het einde van de laatste (bemiddelings)opdracht. Na deze periode, of indien u eerder uw toestemming intrekt, worden uw gegevens verwijderd of geanonimiseerd. Wij kunnen u tegen het einde van deze termijn benaderen om toestemming te vragen voor een langere bewaartermijn in onze talent pool.
  • Gegevens van Afgewezen Sollicitanten (interne functies): 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure, tenzij u expliciet toestemming heeft gegeven om uw gegevens langer te bewaren voor toekomstige vacatures.
  • Gegevens van Websitebezoekers (Contactformulier): Uw gegevens worden bewaard zolang als nodig is om uw vraag of verzoek volledig af te handelen, en worden daarna verwijderd.
  • Cookiegegevens (Tracking): De bewaartermijn van specifieke cookies varieert van de duur van uw sessie tot een langere periode. Deze termijnen staan gespecificeerd in onze cookieverklaring.

9. Uw rechten als betrokkene (privacyrechten)

Op basis van de AVG heeft u als ‘betrokkene’ (de persoon van wie de gegevens zijn) een aantal rechten. Wij zetten ons in om de uitoefening van deze rechten te faciliteren.

  • 9.1. Recht op Informatie en Inzage (Art. 15 AVG): U heeft het recht om op te vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en hier een kopie van te ontvangen.
  • 9.2. Recht op Rectificatie (Art. 16 AVG): Indien u meent dat de gegevens die wij van u hebben onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht om deze te laten corrigeren of aanvullen.
  • 9.3. Recht op Gegevenswissing (‘Recht om vergeten te worden’) (Art. 17 AVG): U heeft het recht om te verzoeken dat uw gegevens worden verwijderd.
    • Let op: Dit recht is niet absoluut. Wij kunnen niet altijd alle gegevens verwijderen, bijvoorbeeld als wij uw gegevens nog nodig hebben vanwege een wettelijke verplichting (zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar) of voor de instelling of onderbouwing van een rechtsvordering.
  • 9.4. Recht op Beperking van de Verwerking (Art. 18 AVG): In bepaalde situaties heeft u het recht om de verwerking van uw gegevens tijdelijk ’te pauzeren’ (bv. in afwachting van de controle op de juistheid van de gegevens).
  • 9.5. Recht van Bezwaar (Objectie) (Art. 21 AVG):
    • U heeft het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang.
    • U heeft te allen tijde een onvoorwaardelijk recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor direct marketingdoeleinden. Als u bezwaar maakt, zullen wij onmiddellijk stoppen met deze verwerking.
  • 9.6. Recht op Dataportabiliteit (Gegevensoverdraagbaarheid) (Art. 20 AVG): U heeft het recht om uw gegevens die u zelf heeft aangeleverd (en die wij geautomatiseerd verwerken op basis van toestemming of overeenkomst) in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat te ontvangen, of te laten overdragen aan een andere partij.
  • 9.7. Intrekken van Toestemming: Indien een verwerking is gebaseerd op uw toestemming (zoals voor marketingcookies of het bewaren in de talent pool), heeft u te allen tijde het recht deze toestemming weer in te trekken. Dit is net zo eenvoudig als het geven ervan. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht.

9.8. Uitoefenen van uw Rechten

Verzoeken tot uitoefening van uw rechten kunt u indienen via info@synprofs.nl. Om er zeker van te zijn dat wij gegevens niet aan een verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u vragen om een bewijs van uw identiteit. Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek.

10. Functionaris Gegevensbescherming (FG)

Op basis van de criteria in de AVG is SynProfs B.V. niet wettelijk verplicht om een formele Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen.

Wij nemen onze verantwoordelijkheid voor gegevensbescherming echter zeer serieus. Daarom hebben wij een interne Privacy Contactpersoon aangesteld die toeziet op de naleving van de privacywetgeving binnen onze organisatie en als primair aanspreekpunt fungeert. Deze persoon is bereikbaar via info@synprofs.nl.

11. Klachtrecht bij de toezichthouder

Dit is een verplicht onderdeel van uw recht op informatie. Indien u van mening bent dat SynProfs B.V. niet zorgvuldig omgaat met uw persoonsgegevens, of als u een klacht heeft over onze reactie op uw verzoek, heeft u te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder.

  • Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
  • Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
  • Adres: Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag

Wij stellen het echter op prijs als u uw zorgen eerst met ons deelt via info@synprofs.nl, zodat wij kunnen proberen tot een oplossing te komen.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

De privacywetgeving en onze dienstverlening zijn continu in ontwikkeling. SynProfs B.V. behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te allen tijde te wijzigen.

De meest actuele versie vindt u altijd op onze website (www.synprofs.nl/privacy). Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen. De datum bovenaan deze verklaring (“Laatst bijgewerkt op:”) geeft aan wanneer de laatste wijzigingen zijn doorgevoerd.