BBO Specialist

36 uur
Den Haag
01-06-2026
12 maanden
Deadline: 19-05-2026

Voor onze opdrachtgever Ministerie van Buitenlandse Zaken zijn wij op zoek naar BBO Specialist.

Deze functie is niet geschikt voor zzp’ers en daarom ontvangen wij graag Cv’s van medewerkers die in loondienst zijn van een bedrijf waar zij geen eigenaar van zijn.

Opdrachtomschrijving

De BBO-specialist verzorgt binnen de geldende kaders het BBO-proces van het ministerie en voert daarbij de volgende taken uit:

De BBO-specialist houdt het overzicht bij van al het blijvend te bewaren papieren archief dat nog niet is overgebracht, en van de procesfasen waarin de verschillende inventarissen zich bevinden in het BBO-proces.
De BBO-specialist werkt volgens een planning en met oplevertermijnen.
Onderdeel van het beoordelen van de beperkingen openbaarheid in de verschillende inventarissen is het op locatie inzien van de archieven bij RvIHH (Apeldoorn of Winschoten).
De BBO-specialist stelt de duidingen vast en legt deze voor aan het NA.
De BBO-specialist bespreekt het daaropvolgende advies van het NA met het plaatsvervangend clusterhoofd IDI/IM, en past zo nodig de duidingenlijst aan.
De BBO-specialist stelt het Besluit Beperkingen Openbaarheid op en zorgt i.s.m. Directie Juridische Zaken (DJZ) voor publicatie van het Besluit.
De BBO-specialist stelt de Verklaring van Overbrenging (VVO) op en controleert op tijdige overbrenging door RvIHH aan het NA.

Voor de uitvoering van deze opdracht is een veiligheidsonderzoek nodig. Dit onderzoek is alleen nodig voor de werkzaamheden bij de inhoudelijke beoordeling van archiefdocumenten wat slechts een deel van de taken zijn. Vanwege de verwachte doorlooptijd voor de uitvoering van dit onderzoek en daarmee wordt voorgesteld de kandidaten na inhuur al wel te laten starten en pas na een positief veiligheidsonderzoek de werkzaamheden te laten uitvoeren waarvoor veiligheidsonderzoek nodig is.

Achtergrond opdracht

De papieren archieven van vóór de invoering van digitale archivering bij BZ in 2013 zijn ondergebracht bij de Shared Service Organisatie ‘Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding’ (RvIHH). RvIHH beheert deze archieven en zorgt voor bewerking zodat het deel dat voor vernietiging in aanmerking komt, na de vernietigingsdatum wordt vernietigd en het deel dat blijvend moet worden bewaard wordt overgebracht naar het Nationaal Archief (NA). Voor deze overbrenging moet bepaald worden of delen van de archieven niet openbaar toegankelijk mogen worden en voor hoe lang deze beperking op openbaarheid geldt. Dit wordt per deelarchief wettelijk vastgelegd in een “Besluit Beperking Openbaarheid” (BBO). Het voordragen en bepalen van de beperkingen op openbaarheid is een verantwoordelijkheid van de organisatie die deze archieven heeft gevormd.

De BBO-specialist wordt ingezet op dit uitvoeringsproces “Besluit Beperkingen Openbaarheid (het BBO-proces). De BBO-specialist beoordeelt de papieren archieven van het ministerie op beperkingen van de openbaarheid voordat deze worden overgebracht naar het Nationaal Archief (NA).

De BBO-specialist organiseert en verzorgt alle taken van het ministerie binnen het BBO-proces en is hierin de schakel tussen het ministerie en RvIHH en het NA.

Contacten

In- en externe contacten m.b.t. de archiefketen van het ministerie ten einde inhoudelijk af te stemmen en te adviseren aan ketenpartners en het eigen management.
Contacten met ketenpartners (NA en RvIHH) om overdracht van archiefbescheiden voor te bereiden, de bijbehorende besluiten en verklaringen op te stellen of te verifiëren, formele besluitvorming te borgen en een juiste uitvoering van het besluit te borgen.
Contacten met medewerkers en lijnmanagement van de BZ-organisatie om informatie uit te wisselen over werkprocessen en de onderlinge samenhang tussen de werkprocessen te borgen.
Contacten met Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding en het Nationaal Archief teneinde af te stemmen over beslisdocumenten voor archiefbewerking, openbaarheidsbeperkende maatregelen bij overdracht van archieven, de verklaringen van vernietiging of overdracht en de uitvoering van activiteiten op basis van deze producten.

Functie eisen

Hbo-opleiding in informatiemanagement of vergelijkbaar
Deze functie is niet geschikt voor zzp’ers en daarom ontvangen wij graag CV’s van medewerkers die in loondienst zijn van een bedrijf waar zij geen eigenaar van zijn.

Functie wensen

Analyseren
Samenwerken
Organisatiesensitiviteit
Omgevingsbewustzijn
Kwaliteitsgerichtheid
Plannen en organiseren
Voortgangscontrole
Integriteit
Kennis van relevante wet- en regelgeving en in de organisatie geldende procedures rond informatie- en record management en de vaardigheid in het toepassen daarvan.
Inzicht in (organisatorische) samenhangen tussen het eigen werkterrein en de daarop van invloed zijnde werkprocessen.
Vaardigheid in het opstellen van (deel)producten ten behoeve van het record management.
Vaardigheid in het geven van (operationeel) advies.
Kennis van de ordenings- en ontsluitingsmethoden en technieken, zoals selectielijsten en classificatieschema’s.
Vaardigheid in het interpreteren van gegevens, leggen van verbanden, geven van advies en het opstellen van geaggregeerde overzichten en informatie.
Kennis van digitale informatie- en archiveringssystemen.

Reageer voor 19-05-2026 10:00

Heb je interesse?

Reageer dan via onderstaand formulier of neem contact op met de hiernaast vermelde contactpersoon.